De 10 vanligaste fallgroparna i ett ERP-projekt - och hur du undviker dem

Riku Venno

Partner

Enni Ruuhilahti

Marketing Specialist

Våra erfarna experter har listat de vanligaste fallgroparna förknippade med införandet av ett ERP-system, och hur dessa fallgropar kan undvikas. Ta hjälp av tipsen och säkra en smidig ERP-implementering!

1. Säkerställ att affärsverksamheten står i fokus – inkludera rätt personer i ERP-projektet

Ofta har personerna som inkluderats i ERP-projektet inte relevanta kunskaper om alla de processer som borde beaktas i projektet. Detta leder lätt till att slutanvändaren efter den första fasen av implementationen kan uppleva att systemet inte alls underlättar arbetet och att någon väsentlig funktionalitet saknas. Till exempel vid planering av fakturering och projekthantering är det viktigt att personer som faktiskt kommer att sköta dessa uppgifter är med redan i testfasen av projektet.

2. Observera att ERP-projekt är stora projekt som kräver resurser och tid

Ett ERP-system implementeras inte på en dag, och personer som deltar i implementeringen ska kunna avsätta tid på projektet utan att belastas av sina vanliga arbetsrutiner. När projektet inleds är det viktigt att vara medveten om hur verksamheten ser ut idag och vilka system företaget använder.

3. Var beredd att kompromissa för att få ERP-helheten att motsvara företagets behov

I ett ERP-projekt är det väsentligt att förstå att företagets ERP-system inte konkurrerar med program som separat används inom ett visst affärsområde inom företaget. Till exempel innehåller NetSuite en modul för projekthantering, men det sköter inte alla uppgifter inom det området lika bra som ett system som byggts enbart för projekthantering.

Om projekten granskas globalt ur ekonomisk synvinkel saknar NetSuite motstycke. För att ett ERP-projekt ska lyckas är det viktigt att i vissa fall kunna kompromissa, för att skapa en effektiv och fungerande ERP-helhet. Fundera på vilka behov som är kritiska för er affärsverksamhet - och vilka som är “nice to have”.

4. Beakta också utländska dotterbolag vid implementeringen av det valda ERP-systemet

Vid implementeringen av ett ERP-system är det viktigt att också beakta eventuella processer och behov hos utländska dotterbolag. Om avsikten är att implementera ett globalt system, såsom NetSuite, bör man se till att systemet också stödjer utländska bolag.

Om ERP-systemet redan under den första fasen enbart väljs utifrån moderbolagets behov och alla andra länder och deras behov glöms bort, kan kostnaderna för ERP-investeringen i framtiden bli högre än förväntat. På grund av detta är det ERP-systemet som verkar mest kostnadseffektivt i början inte nödvändigtvis det mest lönsamma i slutändan.

Det lönar sig därför att ta hjälp av erfarna, yrkeskunniga personer i valet av ERP och fundera på vilken lösning som genuint stödjer hela affärsverksamhetens behov. Det är viktigt att också beakta de olika ländernas egna standarder som gör att alla funktioner inte nödvändigtvis kan användas på samma sätt överallt. Därför behöver man eventuellt använda mer manuella processer i vissa länder.

5. Välj en partner vars helhetskompetens är tillräcklig för alla era behov även efter implementationen

Ett ERP-system är aldrig endast ett ERP-system, utan en plattform som stödjer hela affärsverksamheten. På grund av detta är det viktigt att för genomförandet av ERP-projektet välja en partner vars helhetskompetens är tillräcklig för alla era behov även efter implementationen.

Utöver implementationen är det bra att fundera på om samma partner också kan erbjuda till exempel nödvändiga supporttjänster, utvecklingstjänster, kontinuerliga ekonomi- och lönehanteringstjänster, globala tjänster samt stöd i special- och tillväxtprojekt, såsom transaktionstjänster eller börsintroduktion.

En av de vanligaste fallgroparna i ERP-projekt är att involvera flera partners i projektet. Detta kan leda till att det blir svårt att dra gränser och göra en tydlig ansvarsfördelning - och slutresultatet kan vara allt annat än man förväntat sig.

6. Säkerställ att nyckelpersonerna förstår ERP-projektets mervärde

För att ERP-projektet ska lyckas är det viktigt att alla intressentgrupper förstår hur ERP-systemet kommer att gynna organisationens vardag och tillväxt. Syftet med molnbaserade affärssystemplattformer är att få företagets alla processer att fungera i ett och samma system. Om en av nyckelpersonerna motsätter sig de ändringar som ett ERP-projekt medför, blir det naturligtvis utmanande att framgångsrikt genomföra projektet.

7. Våga släppa taget om gamla processer

Att envist hålla sig till gamla processer gör det mycket utmanande att implementera ett ERP-system. När man börjar använda ett ERP-system är det viktigt att lita på de lösningar som noggrant planerats i systemet. Era gamla processer har kanske planerats med beaktande av begränsningar i era tidigare system och är därmed föråldrade.

Det är bra att se ERP-projektet som en möjlighet att förnya arbetsmetoderna och skapa klarhet i processerna. Glöm alltså de gamla metoderna och ha en positiv inställning till den nya business-plattformen som möjliggör både effektiv expansion och omfattande automation.

8. Förnya processerna stegvis

Det lönar sig nödvändigtvis inte att ändra alla företagets processer på en och samma gång. Viljan att försöka göra allt på en gång och att direkt skapa sina drömprocesser är en annan orsak till att ERP-projekt kan misslyckas. Detta beror ofta på att företaget inte nödvändigtvis kan hantera en så stor förändring på en gång. När ett ERP-projekt genomförs är det bra att fundera på om det lönar sig att direkt integrera alla system eller om det är bäst att genomföra förändringarna i olika faser.

Ett bra sätt kan till exempel vara att börja med ekonomiprocesserna. Projektet kan exempelvis inledas genom att granska er nuvarande faktureringsprocess och fundera på hur den kan förbättras. Efter att denna förbättring har genomförts kan ni sedan gå vidare till att förbättra nästa process.

9. Bekanta er med ERP-systemets egenskaper innan ni börjar skräddarsy ert egna

En av fallgroparna med införandet av ett ERP-system är att inte ha tillräcklig förståelse för när det lönar sig att skräddarsy en funktionalitet i systemet och när systemets egna egenskaper tjänar syftet bättre. Givetvis stöter även ERP-systemen på situationer då specialanpassning är nödvändigt. I dessa situationer är det bra att fundera på om behovet kan lösas genom att konfigurera ERP-systemets nuvarande funktioner eller om situationen verkligen kräver nya, skräddarsydda lösningar.

10. Säkerställ tillräcklig utbildning innan go-live-fasen

En av de mest förekommande fallgroparna i ERP-projekt är förknippat med tidpunkten för implementationen. Det händer att företag tar i går live med ett nytt ERP-system den första dagen av den mest hektiska tiden på året, utan att egentligen riktigt veta hur systemet ska användas. För dessa företag är det också vanligt att processerna testas strax innan de tas i bruk i 12 timmars sessioner. Detta leder ofta till att viktiga scenarier inte testas eller att testningen förblir bristfällig eftersom testarna nödvändigtvis inte kan använda ERP-system tillräckligt bra.

För att implementationen av ett ERP-system ska lyckas är det avgörande att ni erbjuder era anställda omfattande utbildning i systemet.

Varför rekommenderar Greensteps erfarna ERP-experter just NetSuite som ERP-system till sina kunder?

NetSuite är en dynamisk och skalbar business-plattform som gör det möjligt att kombinera alla verksamhetsprocesser i ett och samma system. NetSuites klara fördel jämfört med andra ERP-system är att det betjänar företagets samtliga behov och erbjuder en omedelbar översikt över hela företagets affärsverksamhet. NetSuite passar för företag i varierande storlek inom olika branscher.

Flexibiliteten i plattformen gör att den snabbt kan anpassas för det dynamiska och växande företaget som snabbt utvecklar sin verksamhet inom och utanför Nordens gränser.

En heltäckande partner som stöd för implementation av NetSuite?

Greenstep tillgodoser sina NetSuite-kunder med hjälp av ett mångsidigt NetSuite-team. Vi erbjuder våra kunder hjälp med implementering av NetSuite samt efterföljande utvecklings- och supporttjänster. Läs mer om våra NetSuite-tjänster och hör av dig till Erik Dahlström om du är intresserad av att börja använda NetSuite.