De 9 vanligaste felen vid implementering av NetSuite

NetSuite lovar en vinstökning med upp till 4 %, men det finns många fallgropar som också kan göra det till den sämsta investeringen någonsin för företaget. Vi har sett många företag vara besvikna över sin NetSuite-implementering innan de kontaktat oss. Här är en lista över de vanligaste misstagen vi ser, och tips på hur man kan undvika dem. 


Misstag nummer 1: Det saknas engagemang från alla parter

Redan från början krävs engagemang från alla inblandade. Hela poängen med NetSuite är att få alla processer att fungera tillsammans i ett molnbaserat ERP-system. Om någon avdelning eller chef motsätter sig förändringen och vill fortsätta med de gamla metoderna kommer alla så småningom att veta om det, vilket gör att projektet lätt misslyckas.

Misstag nummer 2: Ni försöker återskapa gamla processer

Om man försöker hålla fast vid de gamla processerna blir det extremt svårt att implementera NetSuite. Att ta i bruk ett nytt ERP-system kräver stora investeringar och ni måste även våga lita på att de nya processerna är det som fungerar bäst.

Era gamla processer kanske är formade utifrån begränsningar i det system som tidigare använts. Det kanske rör sig om så kallade ärvda processer, utformade av någon som förr jobbat på företaget. Det kan hända att ingen ens riktigt vet längre varför man gör saker på det sättet. Se därför detta som en möjlighet till en nystart för hur ni kan göra saker och ting. Denna implementering kan vara uppfriskande för hela teamet och ge en efterlängtad klarhet i era processer. Glöm era gamla kalkylblad och förbered er på en ny plattform som låter er växa och automatisera på ett helt nytt sätt.

Misstag nummer 3: Ni går för långt bort från era gamla processer

Vi ser också företag som föreställer sig processerna i ett drömscenario och omedelbart försöker implementera dem alla. Denna strategi kan också leda till misslyckanden, eftersom företaget helt enkelt inte klarar av att hantera för mycket förändring på en och samma gång. Måste alla system integreras från början? Om ni inte redan har integrerat era Pipedrive- eller Salesforce-system med ert CRM, måste ni göra det genast? Enkla integreringar kan fortfarande fungera bra: med enkla exporter och importer kommer man långt.

Det är bra att ha en långsiktig vision, men det är även viktigt att börja i liten skala.

En lyckad strategi kan vara en implementering i faser. Ni kan börja med de finansiella processerna. Titta på er befintliga faktureringsprocess och fundera på hur ni kan göra den smidigare; implementera detta och gå sen vidare till nästa process.

Misstag nummer 4: Anpassning istället för konfigurering

Era systemutvecklare vill gärna skriva anpassad kod, men NetSuite har färdigt inbyggda funktioner som kan fungera lika bra, eller till och med bättre, än den anpassade koden. Försäkra att er implementeringspartner har fötterna på jorden och vet hur NetSuite fungerar, till exempel när det lönar sig att skriva anpassad kod och när det är bäst att låta bli. Annars kanske det slutar med att ni gång på gång uppfinner ett hjul som redan finns i NetSuite. Att utveckla för många anpassade lösningar kan till och med göra er NetSuite-implementering långsammare, vilket ger en sämre användarupplevelse.

Det finns många situationer som kräver viss anpassning, men försök först fundera på om ni klarar er med att bara konfigurera NetSuite snarare än att skriva anpassade skript.

Att konfigurera NetSuite är enkelt och ni kan utan problem automatisera processer som dessa:

  • Skapa en order till produktionen när ni får en beställning i er webbutik.
  • Beräkna faktureringsschemat när ni klickar på "spara här".
  • Skicka ett mejl till redovisningen när ni får för mycket betalt.
  • Göra Y när X händer.

Försök använda så mycket som möjligt av de inbyggda funktionerna i början, och anpassa bara det som är absolut nödvändigt. Om ni anpassar för mycket i ett tidigt skede kan det till och med bli svårt att veta vad ni är ute efter. Ni kanske vill automatisera en specifik process, t.ex. att fakturera kunder, för hälften av kunderna men inte alla. Om ni kör processen manuellt ett tag blir det enklare att förstå vad det är ni vill automatisera. Men se till att budgetera för visst justerings- och automatiseringsarbete ungefär sex månader efter driftsättningen.

Misstag nummer 5: Att inte avsätta tillräckligt med tid för driftsättning

Implementeringen av NetSuite är ett stort projekt som kräver tid och resurser. Man behöver därför involvera företagets nyckelpersoner och låta dem lägga tid på projektet utan att ha sina dagliga arbetsuppgifter hängande över sig.

Vi har sett många företag driftsätta systemet under en av de mest hektiska månaderna, när personalen knappt hunnit bekanta sig med gränssnittet. De testar ofta alla processer precis innan driftstart i en 12 timmar lång session. Detta är av många orsaker inte rätt sätt att gå tillväga. En så lång utbildning blir ineffektiv, och det är knappast möjligt att föreställa sig alla möjliga scenarier i detta skede. Ännu värre blir det om de som testar inte ens förstår hur NetSuite fungerar.

Se till att de som testar får en grundläggande onlineutbildning, så att de vet hur navigeringen och funktionerna ser ut. De ska veta hur man hittar, redigerar, sparar och tar bort de poster de kommer att arbeta med - samt hur sökfunktionen fungerar. När alla vet grunderna bör ni även hjälpa dem att komma igång. Istället för att skicka in dem i NetSuite-världen på egen hand lönar det sig att tillsammans göra de första 20–30 transaktionerna. Lägg mer fokus på den faktiska utbildningen och driftsättningen än på testningen.

När inledande utbildningen har genomförts ska ansvarspersonerna för de olika nyckelprocesserna testa de faktiska processerna i NetSuite. När de vet hur NetSuite fungerar kommer de att ha mycket bättre möjlighet att ge feedback om de faktiska processerna.

Misstag nummer 6: Att överföra datahistorik på driftsättningsdagen

En annan skräckberättelse är när företag vill importera all sin gamla information vid driftsättningen, istället för att importera den gradvis i förväg.

Datahistoriken visar vilka data som måste behöver finnas i NetSuite, och den gamla datastrukturen kanske också avslöjar nya aspekter som för med sig nya krav. Dessutom kan det finnas dolda datakvalitetsproblem som ni kan behöva lösa före driftsättningen.

Vi vet att ni vill kunna se historiska data så att ni vet vem som köpt vad och när, så vi rekommenderar att flytta över så mycket historisk information som möjligt - men vi rekommenderar er att göra det i förväg.

Misstag nummer 7: Att inte fördefiniera rapporterna

I NetSuite är det möjligt att använda dolda fält, vilket gör att du kan låta olika data visas beroende på hur fältet är filtrerat för användaren.

Så en slutanvändare kan skapa en rapport som fungerar för honom eller henne, och publicera den rapporten. Sedan kan rapporten visa helt andra data för en annan person, vilket gör att användaren tror att NetSuite har ”tappat bort data”.

NetSuite har i sig självt så många rapporter med så många filter att man kanske behöver hjälp för att förstå vilka rapporter som passar en specifik användare. Exempelvis finns det flera olika datumfält:

  • Lastningsdatum
  • Transaktionsdatum
  • Registreringsdatum
  • Utlovat datum till kund

Det krävs att en administratör standardiserar rapporten och säkerställer att rätt datumfält används så att rapporten fungerar för ert företag.

Under de första veckorna är det bäst att använda basrapporterna för att ta reda på om de fungerar för er. Om ni sedan vill börja anpassa vet ni hur det fungerar och vilka begränsningar NetSuite har. Tänk på att vissa rapporter helt enkelt inte är gjorda för att finnas här, och kanske är bättre lämpade för ett rapporteringssystem som Bibook.

Misstag nummer 8: Att inte skaffa rätt hjälp

Vi har implementerat NetSuite åt många företag på månadsbasis. Vi kan det här, och vi vet hur NetSuite fungerar i minsta detalj. Att implementera NetSuite utan en partner, eller med en partner som inte riktigt har koll på läget eller inte värdesätter er som kund, kan gå helt fel. Lita på oss när vi säger att ni i slutändan kommer att tjäna pengar på att kontakta oss före ni implementerar NetSuite.

Men försök inte att dela upp NetSuite-implementeringen på flera olika leverantörer. Det är svårt att dra gränser och dela upp ansvarsområden och resultatet blir sämre än om ni låter oss ta hand om hela implementeringen. Vi vågar påstå att ni kommer att betala mer i slutändan om ni delar upp implementeringen.

Misstag nummer 9: Fel förväntningar

Det sista misstaget vi ser företag göra är att de har för många förväntningar inför driftsättningen. Räkna inte med att NetSuite ska vara den bästa programvaran för alla processer. Det finns mycket bättre programvara tillgänglig för varje enskild process (som Bezala för utgifter), men det fina med NetSuite är att alla processer är sammankopplade vilket möjliggör förbättringar över hela processer.

Räkna inte heller med att förbättringar märks direkt. De flesta processförbättringar kommer att märkas först efter driftsättningen. Effektiviteten kommer förmodligen att gå ner under de första 30–40 dagarna. Personalen kommer sannolikt att uppleva viss stress, eftersom de måste förändra sina arbetssätt. Att förändra den rytm de är vana vid kan vara frustrerande.

Men efter några månader kommer ni att märka att vissa delar av processen går mycket snabbare än förr. Och efter 5–6 månader kommer ni att märka att ni känner mycket större engagemang inför vissa delar av era affärsprocesser än förr. Men det roliga slutar inte där. Ni har ni världens mest potenta ERP-system i era händer och kan förbättra era processer precis så mycket ni vill.


Läs mer om hur Greenstep kan hälpa er med implementering av NetSuite här.

Alla artiklar

Läs alla artiklar