Praktiske brukstilfeller av processmining

Processmining støtter kontinuerlig forbedring på tvers av organisasjonen og er en viktig del av moderne forretningsutvikling.

I stedet for å spørre «Hvordan skal prosessen vår fungere?», spør prosessutvinning «Hvordan forløp prosessen egentlig i hvert enkelt tilfelle?» Ved å synliggjøre systemhendelsesdata, hjelper processmining organisasjoner med å avdekke den virkelige driften og tilbyr et faktabasert innblikk i hva som egentlig skjer bak kulissene.

Hvorfor er processmining relevant akkurat nå?

I de senere årene har prosessmining blitt et av de mest kraftfulle verktøyene for organisasjonsutvikling.

Digitalisering har ført til enorme mengder data generert fra prosesser, men å utnytte disse dataene fullt ut krever nye metoder.
Prosessmining gjør det mulig for organisasjoner å analysere og forbedre driften sin basert på fakta i stedet for antakelser eller teoretiske modeller.
Dette gjør det mulig for selskaper å raskt identifisere forbedringsmuligheter og målrette innsatsen der den vil ha størst effekt.

Prosessmining hjelper organisasjoner på tvers av bransjer med å få mest mulig ut av dataene sine, forbedre operasjonell effektivitet og øke ytelsen.
Det har blitt en nøkkelkomponent i dagens bedriftsverktøykasse, spesielt for dem som har som mål kontinuerlig forbedring og sterkere konkurranseevne.

Processmining i et nøtteskall: hva er det?

Prosessmining utnytter transaksjonsdata som genereres av organisasjonens informasjonssystemer.

I praksis innebærer dette å rekonstruere og visualisere de reelle stiene som prosessene følger – direkte fra dataene – og skape en «digital tvilling» av prosessen.
Dette gir selskaper et helt nytt, faktabasert perspektiv på prosessens ytelse.

Det hjelper med å identifisere hvor flaskehalser, avvik eller forsinkelser oppstår, og avdekker de underliggende årsakene bak dagens utfordringer.
Dette gjør det mulig å fokusere utviklingsressursene på områdene der de har størst forretningsmessig og tidsmessig effekt.

Med andre ord muliggjør prosessmining kontinuerlig prosessforbedring og et nytt nivå av operasjonell effektivitet.

Hvilke data trenger du for processmining?

For å lykkes med prosessmining trenger du detaljerte data av høy kvalitet om hvordan prosessene dine faktisk fungerer.
Denne dataen kan hentes fra ERP-systemer, CRM-plattformer, sakshåndteringssystemer – eller praktisk talt nesten hvilket som helst system som registrerer hendelser knyttet til prosesser.

Dataene må være presise nok til å fremheve nøkkeltrinnene og avvikene i prosessen. I tillegg er kontekstdata avgjørende: forholdet mellom hendelser og avhengigheter mellom forskjellige deler av prosessen må fanges opp for å kunne generere en nøyaktig analyse. Dette nivået av innsikt gjør det mulig å virkelig fordype seg i prosessutviklingen og avdekke forbedringsområder som har betydelig effekt.

De fem nøkkelfasene i prosessutvinning

Prosessmining følger vanligvis fem trinn for å sikre effektiv og målrettet utvikling:

1. Dataintegrasjon: Samle prosessdata fra alle relevante systemer
2. Prosessoppdagelse: Automatisk genererte visualiseringer avslører hvordan prosessene faktisk utspiller seg i praksis
3. Årsaksanalyse: Dyp analyse identifiserer de underliggende årsakene bak prosessutfordringer og flaskehalser
4. Automatiseringstiltak: Basert på analysen får du en prioritert liste over automatiseringsmuligheter, sammen med riktig rekkefølge for å håndtere dem for maksimal effekt
5. Ytelsesforutsigelse: Med ytelsesmetrikker sporet og prognostisert, gjør prosessmining det mulig å adressere problemer proaktivt, ikke bare reaktivt

Denne trinn-for-trinn-tilnærmingen hjelper organisasjoner med å utvikle og automatisere driften sin med klarhet og presisjon.

Sannhetens øyeblikk i finans: Hvordan ser egentlig kjøpsreskontroen ut?

Et av de tydeligste bruksområdene for prosessmining er innen økonomistyring, spesielt når det gjelder leverandørgjeld.

På papiret kan prosessene virke lineære: faktura mottas, gjennomgås, godkjennes og betales. I praksis er hendelsesflyten alt annet enn rett fram. Det er nettopp her prosessmining utmerker seg.

Et konkret eksempel kommer fra Cervi, et selskap som spesialiserer seg på ventilasjonsløsninger. Cervi bruker Greenstep’s tjenester i stor utstrekning til regnskap, lønn, konsernrapportering og BI-rapportering. I slutten av 2023 lanserte Cervi et prosessmining-prosjekt med fokus på leverandørgjeld, med mål om å avdekke manuelle arbeidsbelastninger og forbedringsmuligheter basert på data.

«I høst la jeg merke til at vår leverandørgjeld inkluderte flere manuelle prosesser som krevde en betydelig arbeidstid. Vi startet prosessmining-prosjektet med målet om å forbedre effektiviteten og oppnå kostnadsbesparelser,» sier Sami Karppi, CFO i Cervi.

Miningen avslørte nøyaktig hvor forsinkelser oppstod, hvordan betalingsvilkårene ble håndtert i virkeligheten, og i hvilken grad automatisering var – eller ikke var – i bruk. Funnene var øyeåpne: dataene avslørte leverandørspesifikke og fakturaspesifikke unntak som aldri hadde blitt oppdaget før. Utviklingsarbeidet kom raskt i gang, siden begrunnelsen for tiltak var innebygd i systemdata.

Karppi beskriver prosessmining som grunnlaget for effektiv forretningsdrift: det hjelper organisasjonen med å identifisere problemområder i hverdagsarbeidet og eliminere unødvendige trinn.

Går utover målinger i kundeservice

I kundeservice gir det å måle suksess utelukkende ved responstid ikke hele bildet. Ofte er de viktigere spørsmålene:

• Hvor mange ganger måtte kunden ta kontakt?
• Hvor mange saker ble eskalert til flere kundeservicemedarbeidere?
• Hvor mange overskred SLA-en, selv om systemet ikke varslet det?

Et vanlig funn er at noen kunder må kontakte support flere ganger for det samme problemet. Dette kan skyldes at den innledende kontakten ikke nådde riktig ekspert, eller fordi problemet bare delvis ble løst. Med prosessmining kan du identifisere disse gjentatte kontaktene og peke nøyaktig ut hvor kundereisen bryter sammen eller blir komplisert.

En annen typisk oppdagelse er den såkalte «ping-pong»-effekten, der en henvendelse hopper mellom flere agenter før løsning. Denne forgreningen fører til lengre løsningstid, trekker ressurser i teamet og forverrer kundeopplevelsen – selv om systemet rapporterer at saken er løst innen fristen.

Ved å kartlegge hele kjeden av kundens interaksjon gir prosessmining kundeserviceteamene et helt nytt nivå av forståelse. Sammen med måledata får du innsikt i hvordan og hvorfor, slik at du kan oppdage friksjonspunkter og aktivt

Avsløring av skjulte flaskehalser i logistikk og forsyningskjeder

I logistikk kan selv små forsinkelser raskt bli kostbare. Prosesser er tett koblet sammen, og en hake i ett område kan forstyrre hele forsyningskjeden.
Prosessmining hjelper til med å avdekke:

• Flaskehalser
• Feil håndtering
• Stoppede faser

Alt basert utelukkende på systemhendelsesdata. Et typisk bruksområde er hastløsningsleveranser. Selv når en levering er merket som hast i systemet, kan den likevel ikke få prioritet i lageret eller produksjonsflyten hvis flagget ikke er en del av den operasjonelle visningen. Som et resultat kan en kritisk ordre håndteres i normalt tempo og bare oppdages etter kundetilfredshet.

En annen vanlig utfordring gjelder utdaterte produktopplysninger. Hvis en ordreprosess er avhengig av feil data (f.eks. beholdning, leveringsalternativer), kan det utløse misforhold i lagerets sykluser, noe som fører til omarbeid og produksjonsforsinkelser som ikke blir lagt merke til med mindre prosessen undersøkes gjennom data.

Det er her prosessmining viser sin styrke i logistikk: den synliggjør de skjulte unntakene og treghetene som gradvis bygger seg opp. Med systematisk analyse får du innsikt i hvor og hvorfor, slik at du kan identifisere friksjonspunkter og aktivt fjerne dem.

u gain solid grounds to adjust steering logic, automate alerts, or reallocate resources. The outcome is a smoother supply chain, better compliance, and often a more satisfied customer.

Bruk av processmining for å forbedre IT- og ERP-systemer

Prosessmining spiller også en viktig rolle i utviklingen av IT- og ERP-systemer.

Med det kan organisasjoner kontinuerlig overvåke ytelse og raskt identifisere forbedringsområder.
Prosessmining støtter intelligent automatisering, datastyring og endringsledelse, basert på virkelige prosessdata.

Det hjelper også med systemimplementeringer og migrasjoner ved å sikre at prosessene fungerer som planlagt under overgangene.
Dette bidrar til å redusere vedlikeholds-, utviklings- og supportkostnader, og sikrer at prosesser forblir effektive og oppdaterte.

Til syvende og sist gjør Prosessmining ERP- og IT-utvikling mer data-drevet, effektivt og virkningsfullt.

Hvor ellers kan processmining brukes?

Prosessmining kan anvendes på praktisk talt enhver datadrevet prosess.
Det gir dypere innsikt i hvordan interne prosesser faktisk fungerer, og muliggjør bedre forståelse og smartere utvikling.
For eksempel:

• I rekruttering hjelper det med å måle tid til ansettelse og identifisere hvor kandidater faller fra
• Innen IT-servicehåndtering avslører det hvorfor visse supportsaker genererer gjentatte henvendelser eller forblir uløste
• Innen salg kan prosessmining vise hvorfor tilbud stagnerer, spesielt når flere systemer, CRM-er og personlige salgsvaner er involvert

På tvers av alle funksjoner støtter prosessmining ytelsesforbedringer ved å tilby presise data om flaskehalser og muligheter for smartere arbeidsflyter.

Greenstep som din partner for processmining

Hos Greenstep gir vi ikke bare teknologi. Vi hjelper deg med å tolke hva dataene avslører; hvorfor de ser ut som de gjør, og hvilke tiltak det kaller på.

Du får eksperthjelp i alle faser av reisen. Teamet vårt kombinerer prosessmining-eksperter, dataanalytikere og finans- eller forretningsorienterte utviklere som snakker ditt språk.

Vi har støttet prosjekter som har omdefinert hele leverandørgjeldsfunksjonen, optimert kundeservice-arbeidsflyter og standardisert interne gruppeprosesser. Prosessmining blir et kraftig ledelsesverktøy som muliggjør smartere beslutninger og strategisk utvikling.

Målet vårt er ikke bare synlighet. Det handler om målbar, varig endring i tidsbesparelser, kostnadsreduksjon og forbedret kundetilfredshet.

Vil du se hvordan prosessene dine faktisk fungerer?

Prosessmining erstatter ikke mennesker. Det gir deg faktaene du trenger for å kunne ta modige, velinformerte beslutninger. Hvis du vil se hvordan prosessene dine faktisk ser ut i praksis, ta kontakt. La oss finne ut hvor vi bør starte.