Den moderne økonomisjefens verktøykasse inneholder en rekke verktøy som kan lette hverdagens rutiner. En av de viktigste oppgavene en finansdirektør bør forholde seg til er å sørge for at virksomhetens økonomistyringsprosesser er så effektive og sikre som mulig.
Økonomiske prosesser skal gjennomføres i henhold til lover og regler og det er ofte en tid- og ressurskrevende aktivitet. Imidlertid kan prosesser i stor grad automatiseres, så det lønner seg for bedrifter å stoppe ofte nok for å tenke på hva de kan gjøre bedre.
- Hvor er de potensielle flaskehalsene i prosessene eller hvor er de tilbakevendende feilene?
- Fungerer viktige økonomiske prosesser, som håndtering av kjøpsfakturaer, effektivt?
- Kan årsakene til potensielle utfordringer ligge andre steder i organisasjonen enn i økonomistyringen?
Tomi Paapio, leder for automatiseringstjenester i Greenstep, delte sine tips til CFO´s som lurer på om de har gjort alt mulig når det kommer til finansautomatisering:
Viktige fordeler ved å automatisere økonomiske prosesser
Redusere feil: Manuelle prosesser kan lett føre til feil, da vi alle er mennesker. Skrivefeil, doble oppføringer, manglende transaksjoner eller feilberegninger kan få alvorlige konsekvenser. Automatisering fjerner muligheten for menneskelige feil fra ligningen og sikrer at økonomiske data er nøyaktige.
Sparer tid og penger: Økonomistyringsprosesser tar tradisjonelt mye tid og ressurser, spesielt når det er flere datakilder. Automatisering effektiviserer prosesser, inkludert automatisk innsamling av data fra flere systemer gjennom integrasjoner. Automatisering av fakturering og kjøpsregnskap kan enkelt spare flere timers arbeid per uke.
Øk produktiviteten og effektiviteten: Ved å automatisere økonomiske kjerneprosesser kan en organisasjon håndtere mer komplekse transaksjoner og skalere virksomheten bedre. Ved å automatisere og effektivisere flaskehalser i prosessoppdagelse kan organisasjoner behandle større datamengder med færre ressurser og høyere kvalitet.
Forbedre åpenheten: Datakvalitetsfeil forårsaket av manuell behandling av økonomistyringsdata, samt potensielle forsinkelser i behandlingen, skaper problemer for sanntids og nøyaktig rapportering av data. Automatisering av integrasjon, prosessering og eksport av data, for eksempel til et omfattende BI-verktøy, sikrer at ledelsen og andre nøkkelpersoner i bedriften alltid har tilgang til tidsriktig og nøyaktig informasjon for å ta bedre beslutninger.
Hvor starter et automatiseringsprosjekt og vil det være dyrt?
Den mest hensiktsmessige måten å implementere finansautomatisering (integrasjoner, roboter eller til og med selvlagde applikasjoner) bestemmes når den nåværende tilstanden og viljen er klar. Når behovet er identifisert og diskusjoner har startet med en automasjonsekspert, kan prosessen starte.
Prosjektets omfang vil påvirke kostnadene; for eksempel i kjøpsfakturaprosessen tar det kort tid å gjennomgå en enkelt oppgave, men det kan ta opptil to virkedager å dissekere prosessen fullstendig. Mye avhenger av størrelsen på organisasjonen og kompleksiteten i sakene.
Selve prosjektet innebærer ofte ikke mye arbeid for økonomiorganisasjonen – det vanligste er et konfigurasjonsmøte, tilgang til systemene og hjelp til gjennomgang av testresultatene. Utviklingsforslagene som følger av prosjektet kan implementeres på din egen tidsplan.
Den økonomiske prosessautomatiseringen begynner sakte å bevege seg fra å være en "nice-to-have" til et krav for forretningssuksess. Hvis din bedrift har tenkt på økonomiautomatisering, men hvordan du kommer i gang eller andre detaljer fortsatt er uklare, vil vi gjerne være med deg i disse diskusjonene.
Publisert 07.02.2024