Vet du hva du faktisk betaler for innen IT?
Når virksomheten mangler en helhetlig plan for IT, blir det krevende å styre IT-funksjonen som en helhet. Kostnadene vokser unødvendig, samtidig som det blir vanskeligere å opprettholde kontroll over sikkerhet og personvern. Det ligger betydelig verdi i å analysere systemarkitekturen, kartlegge IT-leverandører og lisenser, reforhandle avtaler og styrke virksomhetens IT-governance.
Har du oversikt over hvor store IT-kostnadene dine faktisk er?
Kan du hente ut virksomhetens samlede IT-kostnader i én rapport, eller er kostnadene spredt på tvers av avdelinger, kostnadssteder og regnskapskontoer?
Når en organisasjon vokser og IT-løsninger etableres på ulike steder uten felles retningslinjer og styring, ender man ofte opp med en kostbar og kompleks IT-portefølje som er vanskelig å vedlikeholde. Hvis teknologi- og dataarkitekturen ikke er tilstrekkelig gjennomtenkt, er det stor sannsynlighet for at virksomheten vedlikeholder og videreutvikler flere løsninger med overlappende funksjonalitet uten å være klar over det.
IT-kostnader vokser i det stille
Programvarekostnader har endret karakter de siste årene. Der virksomheter tidligere kjøpte engangslisenser, kommer kostnadene i dagens SaaS-verden som løpende månedlige og årlige abonnementer.
Det er lett å kjøpe SaaS-tjenester. I mange tilfeller er et kredittkort alt som skal til. De enkelte kostnadene kan virke små, og nettopp derfor blir de ofte oversett. Men når man summerer alle skybaserte tjenester, samarbeidsverktøy, sikkerhetsløsninger, spesialistprogramvare og tilhørende supportavtaler, viser det seg ofte at den totale kostnaden er langt høyere enn forventet.
Et typisk scenario kan se slik ut:
- Én avdeling tok i bruk et prosjektstyringsverktøy for to år siden. Prosjektet ble avsluttet, men ingen sa opp lisensene.
- En annen avdeling fant senere et annet verktøy som passet bedre og etablerte en parallell løsning for samme behov. Når slike beslutninger gjentas over tid, oppstår en jungel av systemer og leverandører som ingen har full oversikt over.
To spørsmål om IT-kostnadene dine
1. Støtter IT-kostnadene virksomhetens prioriteringer?
Ikke all IT-investering er like verdifull. Noe bidrar direkte til vekst og konkurranseevne. Noe er nødvendig grunnleggende infrastruktur. Og noe er historisk ballast som ingen har tatt tak i eller våget å fjerne.
Uten en tydelig kostnadsstruktur forankret i virksomhetens strategi blir det vanskelig å ta gode beslutninger om hvor det bør investeres mer og hvor det kan kuttes.
Selv en overordnet kartlegging av systemarkitekturen, kombinert med riktige integrasjoner og automatiseringer, kan forbedre både driftssikkerhet og brukeropplevelse samtidig som de totale kostnadene reduseres.
En slik gjennomgang avdekker ofte også systemer og lisenser som ikke lenger er nødvendige. Ubrukte eller lite brukte lisenser er i praksis bortkastede penger. Flere undersøkelser viser at bare rundt 55 til 65 prosent av lisensierte brukere faktisk benytter programvaren aktivt. Resten betales for av gammel vane.
En systematisk gjennomgang kan derfor avdekke et betydelig sparepotensial uten at virksomheten må gi avkall på tjenester den faktisk har behov for.
2. Er leverandøravtalene priset i tråd med markedet?
Prisen på leverandøravtaler er sjelden hugget i stein, selv om det ofte kan virke slik. Mange virksomheter fornyer de samme avtalene år etter år, med de samme indeksreguleringene, dels fordi det tar tid å kartlegge alternativer, og dels fordi man mangler innsikt i markedet og forhandlingsstyrke.
En erfaren IT-leder vet hva tilsvarende løsninger koster, og når det lønner seg å reforhandle avtaler. Denne kunnskapen kan raskt gi økonomisk gevinst.
I mange tilfeller kan det også være verdt å gjennomføre en anbudsprosess for å sikre at både pris og avtalestruktur er konkurransedyktige. For mange virksomheter er tiden moden for å konkurranseutsette eksisterende avtaler på nytt.
Manglende innsikt i IT-kostnadene
Det er sjelden man møter en ledergruppe som mener at kontroll på IT-kostnader ikke er viktig. Likevel mangler mange virksomheter den nødvendige oversikten i praksis.
Hvorfor?
Svaret er ofte det samme: Det finnes rett og slett ikke tid til å kartlegge og følge opp kostnader som er spredt rundt omkring i organisasjonen.
Hverdagen preges av drift, supporthenvendelser og pågående prosjekter. Leverandøroppfølging, kontraktsforhandlinger, lisensanalyser og kostnadsoptimalisering blir nedprioritert til fordel for daglige oppgaver. Ofte blir det heller ikke tid til å planlegge den helhetlige gjennomgangen av arkitektur, systemer og kostnadsstruktur som er nødvendig.
I andre virksomheter finnes det ingen dedikert IT-leder. Ansvaret er fordelt på flere personer, uten at noen sitter med det totale overblikket. Da mangler både innsikt og eierskap til kostnadsbildet.
Hva kan du gjøre med det?
Greensteps CIO-tjenester gir virksomheten tilgang til nødvendig erfaring og kompetanse, akkurat når dere trenger det.
Dette handler ikke om en konsulentrapport som blir liggende i en skuff. Det handler om konkret arbeid som skaper resultater:
- Analyse av systemarkitektur
- Kartlegging av leverandører og lisenser
- Forhandling og optimalisering av avtaler
- Strukturering av IT-kostnader
- Etablering av robuste og bærekraftige styringsmodeller for IT
Resultatene er målbare, og de blir synlige direkte på bunnlinjen.
