Arbeidskapital – når utviklingen går raskere enn kontantstrømmen

De fleste selskaper merker ikke at arbeidskapital er et problem – før det allerede er det.

Kjenner du deg igjen i noen av disse situasjonene?

Selskapet vokser og selger mer, men likviditeten føles likevel stram. En større kunde har forhandlet frem lengre betalingsbetingelser, og det som tidligere var tilstrekkelig, er det ikke lenger. Samtidig må du bygge opp varelager eller betale leverandører før du selv får betalt.

Det handler ikke alltid om vekst. En leverandør begynner å kreve forhåndsbetaling eller sikkerhet, kundene betaler senere i en svakere økonomi, eller virksomheten påvirkes av sesongvariasjoner.

Det er sjelden én dramatisk endring. Det er summen av mange små forhold som plutselig ikke lenger går opp.

Arbeidskapital og egenkapital – to ulike begreper med ulike formål

Egenkapital skaper stabilitet og finansierer investeringer samt selskapets langsiktige utvikling.
Arbeidskapital handler om den daglige driften – om å sikre at virksomheten har tilstrekkelig likviditet til å håndtere løpende kostnader, svingninger og endrede forutsetninger.

I praksis er det arbeidskapitalen som avgjør om du kan si ja når en stor mulighet dukker opp – eller må si nei fordi pengene ikke er tilgjengelige.

Arbeidskapital i praksis

I bunn og grunn koker arbeidskapital ned til ett enkelt, men kritisk spørsmål: Når kommer pengene inn, og når må de ut?

Utfordringen ligger i gapet mellom disse tidspunktene. Inntektene kommer ofte senere, mens kostnadene må betales i dag. Kapital bindes opp i kundefordringer, varelager eller pågående prosjekter og er dermed ikke tilgjengelig på bankkontoen. Dette gjelder alle selskaper – uavhengig av lønnsomhet.

Det handler ikke bare om å se hvor kapitalen er bundet, men å forstå hvorfor. Hvilke kontrakter, kundesegmenter og interne beslutninger er det som faktisk driver kapitalbehovet? Denne innsikten gjør det mulig å handle i tide – ikke i etterkant.

Les mer om arbeidskapital her

Når behovet endrer seg

Nesten alle selskaper som er i endring eller vekst vil oppleve at behovet for arbeidskapital endres. Det kan være drevet av markedsvekst, men like ofte av interne forretningsbeslutninger.

Mange av Greensteps kunder er vekstselskaper, der arbeidskapital kan være like kritisk som lønnsomhet. Når et selskap vokser med over 100 %, og enkeltprosjekter kan utgjøre flere hundre millioner kroner, spiller mange faktorer inn.

For ledelsen kan det føles som å miste kontrollen – selv når alt ser bra ut på papiret. For oss er dette hverdagskost, og kombinasjonen av usikkerhet og vekst er faktisk en av de vanligste årsakene til at selskaper tar kontakt med oss.

Ofte er det ikke én enkelt faktor, men flere endringer som samlet øker kapitalbehovet.

For å hjelpe selskaper med å forstå årsakene bak økt kapitalbinding, har Greenstep utviklet en flerstegsmodell som starter med en nå-situasjonsanalyse. Vi kartlegger status i de viktigste områdene som driver kapitalbinding i virksomheten. Vi gjennomfører også benchmark-sammenligninger mot tidligere perioder for bedre å forstå hva som har endret seg, og hva som ligger bak det økte kapitalbehovet. Der det er mulig, gjør vi også eksterne sammenligninger for å se hvordan selskapet presterer sammenlignet med andre i bransjen.

Nøkkelområder som kartlegges i analysen:

• Interne faktorer – status på kundefordringer, leverandørgjeld og varelager
• Kommersielle vilkår – kontrakter og betalingsbetingelser for nøkkelkunder og kundesegmenter
• Etterlevelse av prosesser – KPI-er som synliggjør kritiske områder, som antall dager utestående kundefordringer eller andel innkjøp gjort via rammeavtaler

Basert på nå-situasjonsanalysen får selskapet en oversikt over de mest kritiske områdene for målsetting og strategiarbeid for å forbedre kontantstrømmen, og Greenstep kan bistå med å beregne den økonomiske effekten av ulike tiltak: arbeidskapitalstrategier.

Caset: fra 20 til 150 millioner – med arbeidskapital som nøkkelen

Et av våre kundeselskaper i Sverige, et SaaS-selskap innen IT-tjenester, hadde lenge ønsket å etablere seg i nye markeder. Hver gang stoppet satsingen av samme årsak: fallende likviditet og en kontantstrøm som ikke holdt når avtalene ble større.

Nå-situasjonsanalysen avdekket raskt kjerneproblemet: internasjonale kunder hadde betydelig lengre betalingsbetingelser enn de svenske, og størrelsen på avtalene – med store, multinasjonale konsern – forsterket enhver svakhet. Det som lot seg håndtere i Sverige, lot seg ikke håndtere globalt.

Løsningen ble å tilpasse de kommersielle vilkårene fra marked til marked: faste priser betalt årlig på forskudd, kombinert med forbruksbasert fakturering i etterkant. Ikke den svenske modellen – men en modell mange internasjonale markeder var vant til, og som ble godt akseptert.

Tre år senere omsetter selskapet for 150 millioner kroner, opp fra 20 millioner da samarbeidet startet. De er nå operative i Norden, USA og Australia. Arbeidskapital var ikke det eneste som endret seg – men det var det som gjorde veksten mulig.

Ofte er det en kombinasjon av tiltak som gir best effekt. Selskapet jobber kontinuerlig med ytterligere forbedringer, og utviklingen følges månedlig gjennom Greensteps analysetjeneste – BI Book.

Den vanligste feilen vi ser, er ikke at selskaper velger feil løsning. Det er at de handler for sent – når handlingsrommet allerede er borte.

Dette gjør vi

Vi hjelper selskaper med å forstå sin arbeidskapital basert på egen virksomhet – ikke en generisk mal. Det innebærer å se på dine konkrete forretningsbeslutninger, kundevilkår og markedsforhold.

For selskaper i rask vekst blir dette spesielt kritisk. I mange tilfeller er det et kontinuerlig arbeid å forhandle frem nye strukturer og finansieringsløsninger i takt med at virksomheten utvikler seg.

Gjennom arbeidet med hundrevis av selskaper hvert år har vi utviklet en sterk evne til raskt å identifisere utfordringer og muligheter. Med et bredt nettverk – fra banker til alternative finansieringsaktører – kan vi også bistå med å få de riktige løsningene på plass.

Det som er en ny situasjon for deg, har vi sett hundrevis av ganger før. Den erfaringen reduserer tiden det tar å finne det riktige svaret.

Hva det gir

Med riktig forståelse av arbeidskapital får du bedre kontroll over likviditeten, lavere sårbarhet for endringer – og fremfor alt: evnen til å ta beslutninger proaktivt, i stedet for å reagere når det allerede er for sent.