De 10 vanligste fallgruvene i et ERP-prosjekt – og hvordan unngå dem

Et nøye utvalgt og fleksibelt skalerbart ERP gir umiddelbar innsyn i hele virksomheten for alle operasjonsland og bidrar betydelig til å effektivisere prosessene. Men hvis implementert feil, kan ERP-implementering vise seg å være en dårlig og kostbar investering. I denne artikkelen listet vi opp de vanligste ERP-implementeringsfellene og hvordan du unngår dem.

1. Sørge for at forretningsdrift er i fokus – inkludere de rette personene i ERP-prosjektet

Ofte har ikke personene som inngår i ERP-prosjektet relevant kunnskap om alle prosessene som bør vurderes i prosjektet. Dette fører lett til at sluttbruker etter første fase av implementeringen opplever at systemet ikke letter arbeidet i det hele tatt og at noe vesentlig funksjonalitet mangler. For eksempel ved planlegging av fakturering og prosjektledelse er det viktig at personer som faktisk skal håndtere disse oppgavene er inkludert allerede i testfasen av prosjektet.

2. Merk at ERP-prosjekter er store prosjekter som krever ressurser og tid

Et ERP-system implementeres ikke på en dag, og personer som er involvert i implementeringen skal kunne bruke tid på prosjektet uten å bli belastet av sine vanlige arbeidsrutiner. Når prosjektet starter er det viktig å være bevisst på hvordan virksomheten ser ut i dag og hvilke systemer bedriften bruker.

3. Vær forberedt på å inngå kompromisser for å få ERP-systemet til å møte bedriftens behov

I et ERP-prosjekt er det vesentlig å forstå at bedriftens ERP-system ikke konkurrerer med programmer som brukes separat i et bestemt forretningsområde i bedriften. NetSuite inkluderer for eksempel en modul for prosjektledelse, men den håndterer ikke alle oppgavene i det området så vel som et system bygget utelukkende for prosjektledelse. Hvis prosjektene undersøkes globalt fra et økonomisk synspunkt, er NetSuite uten sidestykke. For at et ERP-prosjekt skal lykkes er det viktig å kunne inngå kompromisser i noen tilfeller, for å skape et effektivt og fungerende ERP-system. Tenk over hvilke behov som er kritiske for din virksomhet – og hvilke som er «kjekke å ha».

4. Vurder også utenlandske datterselskaper når du implementerer det valgte ERP-systemet

Ved implementering av et ERP-system er det viktig å også vurdere mulige prosesser og behov hos utenlandske datterselskaper. Dersom intensjonen er å implementere et globalt system, som NetSuite, bør det sikres at systemet også støtter utenlandske selskaper. Dersom ERP-systemet allerede i løpet av den første fasen velges utelukkende basert på behovene til morselskapet og alle andre land og deres behov glemmes, kan kostnadene ved ERP-investeringen i fremtiden bli høyere enn forventet. På grunn av dette er ERP-systemet som virker mest kostnadseffektivt i begynnelsen, ikke nødvendigvis det mest lønnsomme til slutt. Det lønner seg derfor å ta hjelp av erfarne, profesjonelle folk i valg av ERP og tenke over hvilken løsning som reelt støtter behovene til hele forretningsdriften. Det er viktig å også ta hensyn til de ulike landenes egne standarder, noe som gjør at ikke alle funksjoner nødvendigvis kan brukes på samme måte overalt. Derfor kan det hende du må bruke flere manuelle prosesser i enkelte land.

5. Velg en partner hvis omfattende kompetanse er tilstrekkelig for alle dine behov også etter implementeringen

Et ERP-system er aldri bare et ERP-system, men en plattform som støtter hele forretningsdriften. På grunn av dette er det viktig for gjennomføringen av ERP-prosjektet å velge en partner hvis omfattende kompetanse er tilstrekkelig for alle dine behov også etter implementeringen. I tillegg til implementering er det greit å tenke på om samme partner også kan tilby for eksempel nødvendige støttetjenester, utviklingstjenester, kontinuerlig økonomi- og lønnsstyringstjenester, globale tjenester og støtte i spesial- og vekstprosjekter, som transaksjonstjenester eller børsnotering. En av de vanligste fallgruvene i ERP-prosjekter er å involvere flere partnere i prosjektet. Dette kan gjøre det vanskelig å trekke grenser og gjøre en tydelig ansvarsfordeling – og sluttresultatet kan bli alt annet enn det du forventet.

6. Sørg for at nøkkelpersonene forstår merverdien av ERP-prosjektet

For at ERP-prosjektet skal lykkes er det viktig at alle interessentgrupper forstår hvordan ERP-systemet vil gagne organisasjonens hverdag og vekst. Formålet med skybaserte forretningssystemplattformer er å få alle virksomhetens prosesser til å fungere i ett og samme system. Dersom en av nøkkelpersonene motsetter seg endringene som et ERP-prosjekt medfører, vil det naturligvis være utfordrende å lykkes med å implementere prosjektet.

7. Våg å gi slipp på gamle prosesser

Å holde seg til gamle prosesser gjør det svært utfordrende å implementere et ERP-system. Når man begynner å bruke et ERP-system er det viktig å stole på løsningene som er nøye planlagt i systemet. Dine gamle prosesser kan ha blitt planlagt med begrensninger i dine tidligere systemer i tankene og er dermed utdaterte. Det er godt å se ERP-prosjektet som en mulighet til å fornye arbeidsmetodene og skape klarhet i prosessene. Så glem de gamle metodene og ha en positiv holdning til den nye forretningsplattformen som muliggjør både effektiv utvidelse og omfattende automatisering.

8. Forny prosessene trinn for trinn

Det er ikke nødvendigvis verdt å endre alle bedriftens prosesser på en gang. Ønsket om å prøve å gjøre alt på en gang og å umiddelbart skape sine drømmeprosesser er en annen grunn til at ERP-prosjekter kan mislykkes. Dette skyldes ofte at bedriften ikke nødvendigvis kan håndtere en så stor endring på en gang. Når et ERP-prosjekt skal implementeres, er det greit å tenke på om det lønner seg å direkte integrere alle systemer eller om det er best å implementere endringene i ulike faser. En god måte kan for eksempel være å starte med de økonomiske prosessene. Prosjektet kan for eksempel startes ved å gå gjennom din nåværende faktureringsprosess og tenke på hvordan den kan forbedres. Etter at denne forbedringen er implementert, kan du gå videre til å forbedre neste prosess.

9. Gjør deg kjent med funksjonene i ERP-systemet før du begynner å tilpasse ditt eget

En av fallgruvene med innføringen av et ERP-system er å ikke ha tilstrekkelig forståelse for når det lønner seg å skreddersy en funksjonalitet i systemet og når systemets egne egenskaper tjener formålet bedre. ERP-systemer møter selvsagt også situasjoner hvor spesiell tilpasning er nødvendig. I disse situasjonene er det greit å tenke på om behovet kan løses ved å konfigurere ERP-systemets nåværende funksjoner eller om situasjonen virkelig krever nye, skreddersydde løsninger.

10. Sørg for tilstrekkelig opplæring før startfasen

En av de vanligste fallgruvene i ERP-prosjekter er knyttet til tidspunktet for implementering. Det hender at bedrifter går live i går med et nytt ERP-system den første dagen i den travleste tiden på året, uten at de egentlig vet hvordan de skal bruke systemet. For disse selskapene er det også vanlig at prosessene testes rett før de tas i bruk i 12-timers økter. Dette fører ofte til at viktige scenarier ikke blir testet eller testing forblir ufullstendig fordi testerne nødvendigvis ikke er i stand til å bruke ERP-systemer godt nok. For at implementeringen av et ERP-system skal lykkes, er det avgjørende at du tilbyr dine ansatte omfattende opplæring i systemet.

Hvorfor anbefaler Greensteps erfarne ERP-eksperter NetSuite som et ERP-system til sine kunder?

NetSuite er en dynamisk og skalerbar forretningsplattform som gjør det mulig å kombinere alle forretningsprosesser i ett og samme system. NetSuites klare fordel sammenlignet med andre ERP-systemer er at det betjener alle bedriftens behov og gir en umiddelbar oversikt over hele bedriftens forretningsdrift. NetSuite passer for bedrifter av ulik størrelse i ulike bransjer. Fleksibiliteten til plattformen gjør at den raskt kan tilpasses for det dynamiske og voksende selskapet som raskt utvikler sin virksomhet innenfor og utenfor de nordiske grensene.

En omfattende partner for å støtte implementeringen av NetSuite?

Greenstep betjener sine NetSuite-kunder ved hjelp av et mangfoldig NetSuite-team. Vi tilbyr våre kunder hjelp med implementering av NetSuite samt påfølgende utvikling og støttetjenester. Les mer om våre NetSuite-tjenester og kontakt Erik Dahlström hvis du er interessert i å begynne å bruke NetSuite.