ERP Wizards 5. Vesa Aaltonen & Tomi Holmberg: Hva bør en CFO vite om ERP?

I den femte episoden av ERP Wizards-podcasten snakker Greensteps partner og erfarne finansdirektør, Vesa Aaltonen, og Senior Manager Tomi Holmberg om rollen som finansdirektør i en vellykket ERP-implementering og deler sine tips. Vi har samlet en hendig sjekkliste over tipsene de deler i episoden også for denne artikkelen. Hør episoden og sjekk tipsene!

Hva slags ansvar har CFO under ERP-prosjektet

CFO-enes rolle og ansvar i ERP-prosjekter kan variere mye mellom selskapene. Noen ganger fungerer finansdirektøren kun som prosjektsponsor og en del av styringsgruppen, og noen finansdirektører deltar selv i kodingen som en del av implementeringsteamet. Spesielt i de mindre selskapene har finansdirektørene en tendens til å være mer praktiske daglig i implementeringen. Uavhengig av selskapets størrelse inkluderer finansdirektørens rolle tradisjonelt å være prosjektsponsor og en del av styringsgruppen. CFOs andre oppgave i et ERP-prosjekt er å sette sak for selve forretningsprosjektet og sørge for at det er visse mål for prosjektet og at de blir fulgt. Finansdirektøren må også vurdere risikoene under prosjektet og legge til rette for at implementeringsteamet skal lykkes.

Hva er de vanligste utfordringene finansdirektøren kan møte under ERP-prosjekter, og hvordan vinne disse?

En av de vanligste utfordringene som finansdirektøren kan møte i løpet av ERP-prosjektet er ressursdelen. Selv om ressurssituasjonen ville se bra ut på papiret, er det viktig å være forberedt på uventede endringer som at folk skifter arbeidsgiver eller blir syke. En annen vanlig utfordring som finansdirektørene møter under ERP-prosjektene er å holde seg til den overordnede tidsplanen. Det problemet er vanligvis knyttet til å avvike fra det planlagte prosjektomfanget. For å unngå denne utfordringen er det avgjørende å styre prosjektomfanget. Dessuten kan det være utfordrende for mange selskaper å holde seg innenfor de fastsatte budsjettgrensene. Derfor er det greit å sette et realistisk budsjett allerede i starten. ERP endrer måten folk i organisasjonen jobber på, og det er også godt å være forberedt på endringsmotstanden. En god måte å takle dette problemet på er å ha en klar kommunikasjonsplan. Finansdirektøren er tradisjonelt beslutningstaker i prosjektet når det gjelder å allokere mer budsjett og ressurser eller utvide prosjektomfang og tidsplan. For å ta smarte beslutninger trenger finansdirektøren innsikt fra interne og eksterne implementeringsteam, og det er avgjørende å holde aktiv kontakt med dem.

6 viktige tips til en CFO i ERP-prosjektet

1. Før du starter prosjektet, tenk på de mest kritiske kravene du har til systemet og prøv å kjenne hvordan de ulike alternativene oppfyller dine kriterier.

2. Vær realistisk når du setter budsjettet for prosjektet og legg litt buffer der.

3. Sikre de nødvendige ressursene (tid, penger og flinke folk) allerede før prosjektet starter.

4. Ikke undervurder tiden som trengs for å fullføre prosjektet med den fastsatte tidsplanen og kvaliteten.

5. Ha de fastsatte målene i tankene dine under hele prosjektet, ikke bare til slutt. Prøv å svare på spørsmålet "Hvorfor kjøpte vi ERP i utgangspunktet?" før, i midten og på slutten av prosjektet.

6. For å holde og administrere tidsplanen, budsjettet og kvalitetsmålene som er satt for prosjektet, ikke spar på prosjektledelse fordi det er området som holder alle disse tingene sammen.

Vil du lære mer om temaet?

I den femte episoden av ERP Wizards podcast-sesong vil Greensteps partner og erfarne finansdirektør, Vesa Aaltonen, og vår seniorsjef Tomi Holmberg gå inn i emnet mer detaljert. Gå til episoden på Spotify!

Du finner også de forrige episodene på Spotify!