ERP Wizards, episode 3: Prosjektleder i en vellykket ERP-implementering

Veikkaus’ produktporteføljesjef Tatu Sipilä og Greensteps utviklingssjef Jan Brörklund er begge erfarne prosjektledere. De har mange års erfaring med å lede ERP-prosjekter og andre digitale transformasjoner globalt. Sipilä og Björklund diskuterte prosjektlederens avgjørende rolle i ERP-prosjektet og ga praktiske tips om hvordan man kan lede prosjektet vellykket i den tredje episoden av Greensteps ERP Wizards podcast-sesong. Vi har samlet tipsene i en nyttig sjekkliste med fem punkter for denne artikkelen.

Hva slags ansvar har prosjektlederen i et ERP-prosjekt?

Hovedoppgaven til en prosjektleder er å lede og holde kontroll over alle trådene i projektet. Den valgte tilnærmingen til å lede prosjektet kan imidlertid variere basert på personens bakgrunn. Noen prosjektledere ønsker å komme nærmere prosjektet ved å ta del i implementeringen i konsulentrollen i tillegg til å lede prosjektet. I dette tilfellet er det avgjørende å huske at prosjektlederens hovedoppgave er å lede prosjektet. Det er lett å glemme hvis personen er for opptatt med selve implementeringsarbeidet.

Den andre tilnærmingen til prosjektet er at konsulentsiden er helt outsourcet til noen andre enn prosjektlederen. Prosjektlederen trenger ikke vite alt om ERP, men det er likevel greit å kunne det grunnleggende. Prosjektlederens oppgaver starter i begge tilfeller med å sette opp prosjektene. Denne fasen inneholder mye rutinearbeid, som å bygge opp kommunikasjonsplanene, bestemme hva slags oppfølging man ønsker å ha på oppgavene, og velge verktøy.

5 nyttige tips til en ERP-prosjektleder.

1. Kommunikasjon som nøkkelen til suksess
Som prosjektleder må du være limet mellom alle som er involvert i prosjektet. For å lykkes med kommunikasjonen må du først identifisere alle gruppene som er involvert i prosjektet og bestemme hva slags kommunikasjon du vil gjøre med dem. Kommunikasjonen skal ikke være ensidig, og prosjektlederen bør være interessert i å diskutere med folk.

Kjerneteamet som jobber daglig med ERP trenger informasjon hver dag, men det kan også være personer i den ytre sirkelen som ikke trenger informasjon så ofte. Det som kommer til menneskene i den ytre krets kan det være nok å sende et slags informasjonsbrev kvartalsvis eller månedlig. Det er viktig å anerkjenne riktig kommunikasjonsnivå for de ulike gruppene fordi man heller ikke skal kvele personene med for mye informasjon.

2. Lytt aktivt!
være en aktiv lytter har stor vekt på prosjektet. Føl på rommet, lytt til menneskene, og hvis de er stille er det sannsynligvis noe galt. Det er også viktig å ha tilbakemeldinger allerede i løpet av prosjektet slik at personene kan fortelle om tanker og følelser.

3. Vær ærlig og ta også de vanskelige problemene på bordet så tidlig som mulig.
Tillit er også nøkkelen til suksess, så det er viktig å være transparent og ærlig under hele prosjektet. Å kommunisere også om vanskene så tidlig som mulig hjelper mye med å håndtere disse. Det er viktig å estimere fremtiden og risikoen under hele prosjektet i stedet for bare å registrere problemer i fortiden. Så fortell de involverte hva som skal skje og når.

4. Sørg for at det er nok ressurser tilgjengelig
Snakk om ressurser nøye med veiledere for å gjøre det mulig for folk å sette av nok tid til prosjektet. Noen ganger må du gi noen andre oppgaver eller utelate noe fra folks daglige rutiner for å ha nok tid til prosjektet. Kunden kan også ansette flere ressurser, men de nyansatte bør ikke ta nøkkelrollene i prosjektet uten dyp kjennskap til dagens prosesser i bedriften.

5. Forventning gir tid til å tilpasse seg endringen
ERP endrer måtene folk pleier å jobbe på før, og endringen skaper et bredt spekter av følelser hos de ansatte. En god måte å redusere motstandsnivået på er å fortelle folk allerede i begynnelsen at ERP vil medføre mange endringer i hvordan folk jobber. Dette gir folk mer tid til å tilpasse seg endringen.

Vil du vite mer om temaet?

I den tredje episoden av ERP Wizards podcast-sesongen vil Veikkaus’ produktporteføljesjef Tatu Sipilä og Greensteps utviklingssjef Jan Björklund snakke om temaet mer detaljert. Gå til episoden på Spotify!