Hva er KPI-er og hvorfor er de avgjørende for bedriftens suksess?

KPI-er kan være både økonomiske og ikke-økonomiske og varierer avhengig av bransje og forretningsmål. Forskjellige nøkkeltall kan også være mer eller mindre relevante avhengig av om bedriften er nyetablert eller etablert. Ved å sette mål for disse nøkkeltallene og følge dem opp regelmessig, kan du få et objektivt bilde av hvordan bedriften din presterer i forhold til langsiktige mål.

Hvorfor er KPI-er viktige for bedrifter?

KPI-er gir et objektivt bilde av hvordan bedriften din presterer i forhold til langsiktige mål. Ved å regelmessig analysere nøkkeltall kan du ta datadrevne beslutninger som forbedrer bedriftens effektivitet, lønnsomhet og vekst. Her er noen fordeler med å bruke KPI-er:

1. Måle fremgang mot strategiske mål
2. Identifisere områder som trenger forbedring
3. Øke medarbeidernes engasjement og fokus
4. Forbedre beslutningstaking og ressursallokering

Her er noen vanlige nøkkeltall som kan være relevante for bedriften din:

• Soliditet: Viser hvor stor andel av bedriftens totale eiendeler som er finansiert med egenkapital.
• Driftsmargin: Angir hvor stor prosentandel av omsetningen som gjenstår for å dekke renter og skatt, samt gi fortjeneste, etter at bedriftens kostnader er betalt.
• Nettoresultat: Måler bedriftens lønnsomhet
• Kostnadseffektivitet: Måler hvor effektivt bedriften bruker sine ressurser.
• Markedsandel: Viser bedriftens salg i forhold til det totale salget på markedet bedriften opererer i.
• Kundetilfredshet: Er en måling av hvor godt bedriftens produkter eller tjenester oppfyller kundens forventninger.
• Medarbeiderengasjement: Måler medarbeidernes engasjement og tilfredshet.

Slik velger du riktige KPI-er

Hvilke nøkkeltall som er riktige for bedriften din avhenger av bedriftens mål, bransje og funksjon. Identifiser verdiene som er mest relevante for virksomheten deres og tilpass dem over tid. Tenk også på å ikke ha for mange KPI-er - det kan skape uklarhet om hva som er viktig og gjøre det vanskeligere for organisasjonen å fokusere på riktige ting.

For at KPI-er skal være effektive, må de være relevante, spesifikke, målbare, oppnåelige og tidsbestemte. Det er også viktig å ha en godt definert prosess for å samle inn og analysere data, samt å kommunisere nøkkeltallene til andre medarbeidere.

Oppsummert er KPI-er avgjørende for å få et objektivt bilde av hvordan bedriften din presterer i forhold til langsiktige mål. Ved å følge opp og analysere riktige nøkkeltall kan du ta datadrevne beslutninger som forbedrer bedriftens effektivitet, lønnsomhet og vekst.

Datainnsamling, rapportering og analyse av KPI-er

For å jobbe med KPI-er kreves det en godt definert prosess for å samle inn og analysere data:

• Identifiser datakilder:
  Datakilder kan være interne kilder som for eksempel forretningssystemer og salgsrapporter eller eksterne kilder som markedsdata og bransjebenchmarking.
• Datainnsamling:
  Sett opp rutiner for å samle inn data regelmessig. Med hjelp av et BI-verktøy kan dere automatisk samle inn data fra forskjellige kilder som deretter kan kombineres ved oppfølging og analyse, noe som minimerer feil og sparer mye manuelt arbeid.
  

• Kvalitetssikre data:
  Før analysen starter, er det viktig å kvalitetssikre dataene deres - det kan for eksempel handle om å håndtere duplikater og feilaktige poster.

• Dataanalyse:
  Identifiser passende analysemetoder for å beregne deres nøkkeltall. En analysemetode kan være en enkel matematisk beregning, avanserte statistiske modeller eller datavisualisering.

• Sett tidsserier:
  For å få et komplett bilde av hvordan deres KPI-er utvikler seg over tid, er det viktig å analysere dem som tidsserier. Dette gjør det mulig å oppdage trender og mønstre som kan påvirke deres beslutninger.

• Benchmarking:
  Sammenlign deres KPI-er med bransjestandarder eller konkurrenters resultater. Det gir perspektiv på hvordan dere presterer i forhold til andre i deres bransje.

• Rapportering og presentasjon:
  Kommuniser kontinuerlig resultatene til ledelsen og andre relevante interessenter. Frekvensen for ledelsesrapportering kan variere, men skjer ofte månedlig eller ved hvert ledelsesgruppemøte.
  
  Mange bedrifter velger å bruke et BI-rapporteringssystem for å lette utviklingen av visuelle og tydelige rapporter. Med et BI-rapporteringssystem slipper dere også å manuelt oppdatere deres rapporter om og om igjen - i stedet oppdateres rapportene deres automatisk med aktuelle data.
  
  Et BI-rapporteringssystem gjør det også mulig for brukere å selv velge dimensjoner og måltall for å ta frem skreddersydde rapporter som er relevante for forskjellige roller i organisasjonen. Når flere personer i bedriften kan sette seg inn i deres nøkkeltall og økonomiske data, skapes bedre forutsetninger for beslutningstaking. Det skaper også økt engasjement og deltakelse. Tenk også på å kommunisere nøkkeltallene til øvrige medarbeidere, slik at alle forstår hvordan deres arbeid bidrar til de overordnede målene.

Les mer om fordelene med Power BI.

• Kontinuerlig oppfølging:
  KPI-er er ikke statiske. De må kontinuerlig overvåkes og oppdateres for å gjenspeile endringer i virksomheten og bransjen. Sørg for at dere regelmessig gransker og tilpasser deres KPI-er.

Greensteps eksperter hjelper deg!

På Greenstep tilbyr vi blant annet støtte ved for eksempel utvikling av ledelsesrapportering og med å fastsette relevante nøkkeltall. Vi kan også hjelpe din bedrift med å komme i gang med Power BI, eller med regelmessig rapportering.

Greenstep tilbyr også en egen BI-løsning: BI Book - en ferdig pakke der dere får direkte tilgang til Power BI's fordeler og et profesjonelt analyseteam som hjelper dere med å koble skreddersydde systemer. Kontakt oss for mer informasjon!