Økt effektivitet og lønnsomhet med en jevn Quote-to-Cash-prosess

En godt planlagt og integrert Quote-to-Cash-prosess effektiviserer arbeidet til salgsteamet, samtidig som det hjelper økonomi- og leveringsfunksjonen ved å lage godt strukturerte ordredata som enkelt kan brukes til å gjøre prosessen mer automatisert. Optimalisering og automatisering av Quote-to-Cash-prosessen med Salesforce gir en utmerket mulighet til å redusere manuelt arbeid mellom salgs- og økonomifunksjonene, samtidig som brukertilfredsheten forbedres betydelig.

For å kunne optimere forretningsprosessene i hele organisasjonen og utnytte alle utvalgte forretningssystemer best mulig, må systemarkitekturen utformes fra starten med et superintegrert perspektiv i fokus. Systemene og integrasjonene mellom dem må med andre ord ses som en helhet, også ved forbedring av et bestemt område eller prosess. I beste fall er resultatet av dette en meget velfungerende helhet, hvor ulike forretningsfunksjoner kan styres med de beste verktøyene for de spesifikke funksjonene, men hvor helheten forblir svært skalerbar og håndterbar. Et godt eksempel på et slikt scenario er tilbud-til-kontant-prosessen.

En quote-to-cash prosess består av flere systemer
Først og fremst er det viktig at salgsteamet har tilgang til enkle og intuitive verktøy for å kunne administrere sin salgspipeline og legge inn salgsordrer uten problemer. Denne typen løsninger sikrer at selgere kan bruke tiden sin på det de er best på: å selge. Implementering av en salgspipeline og CPQ (configure-price-quote) administrasjonsverktøy i Salesforce er nøkkelen i denne situasjonen. Dersom det implementeres riktig, fører dette også til store fordeler senere i prosessen; bestillinger som automatisk valideres, overholder salgspolicyen og har gjennomgått mulig godkjenning allerede på tilbudsstadiet, er et utmerket utgangspunkt for ytterligere automatisering i ordrefakturerings- og leveringsprosessen. Med en effektiv CPQ-løsning kan man oppnå en situasjon hvor det ikke trengs et stort ordrestyringsteam for å manuelt administrere standardordrer, men disse kan automatiseres. Dette frigjør også tid til å bedre håndtere vanskelige og eksepsjonelle bestillinger.

En salgsordre fører da til ytterligere prosesser for blant annet fakturering, innkreving, betalingsavstemming og inntektsføring. Det er ofte lurt å administrere disse prosessene utenfor Salesforce, i et system designet for økonomistyring. Dette gjelder spesielt hvis det finnes andre salgsmetoder og kanaler i tillegg til direktesalg. Du kan f.eks. selge som selvbetjening direkte til kunden via en nettbutikk, eller det kan være et nettverk av forhandlere. Det er å foretrekke at alle disse salgene faktureres og rapporteres i et sentralisert ERP- eller regnskapssystem, som NetSuite. Dette sikrer at økonomifunksjonen kan møte behovene til både interne og eksterne interessenter, samtidig som de oppfyller lov- og samsvarskrav, som IFRS.

Så hva betyr alt dette i praksis? Dette betyr at tilbud-til-kontant-prosessen nesten alltid består av flere systemer, som Salesforce og NetSuite har blitt brukt som eksempler på i denne artikkelen. Ofte er det tredje viktige leddet leveringssystemene som den delen av organisasjonen som leverer varene eller tjenestene bruker for å administrere det den gjør. For å få mest mulig ut av det store bildet må prosessene og systemene være fullt integrert – ellers ender du opp med enheter som ikke henger sammen, og du kan ende opp med manuelle, usikre, vanskelige å kontrollere og svært personalbaserte opplegg for å fylle ut hullene.

Ledelse, planlegging og gjennomføring av denne typen prosjekter er kjernekompetansen til Greensteps teknologitjenester. Med flere tiår med erfaring innen forretningsprosesser i ulike organisasjoner og systemer, samt en førsteklasses evne til å modellere og implementere dem med ledende systemer som Salesforce og NetSuite, er vi veldig stolte av vårt tilbud. Hvis du er interessert i å diskutere hvordan du kan redusere det administrative arbeidet til salgsteamet og samtidig forbedre effektiviteten av ordrebehandlingen og leveringsprosessen betydelig, ta kontakt!