ERP Wizards 4. Tomi Holmberg & Riku Venno: Hvordan unngå de vanlige fallgruvene i ERP-prosjekter?

Greensteps partner og sjefen for våre NetSuite-tjenester, Riku Venno, og vår senior manager, Tomi Holmberg, har mange års erfaring med å jobbe med ERP-implementeringer i ulike bransjer og roller. I podcast-episoden snakket de om hva som bør vurderes i de ulike fasene av ERP-prosjektet for å unngå de vanlige feilene og hvordan kunden kan sikre effektiv bruk av systemet etter implementeringen. Hør episoden og les tipsene!

Fallgruve 1: Å velge en ERP løsning kun med tanke på dine nåværende behov.

En av de vanlige fallgruvene ved valg av ERP-system er at beslutningen tas basert på kun de aktuelle behovene. Bedriftens behov vil mest sannsynlig endres i fremtiden, og det samme systemet bør også betjene disse behovene slik at du ikke trenger implementere et nytt system i nær fremtid. Løsning: Velg et skalerbart system som også kan takle dine fremtidige behov.

Fallgruve 2: Definere prosessene med en part som ikke vil være ansvarlig for implementeringen.

Det er vanlig at selskapene definerer de ønskede prosessene med en part, og deretter vil en annen part begynne å implementere dem. Det er én betydelig utfordring; når man skal definere prosessene i detalj med en partner som ikke har ansvaret for selve implementeringen, blir prosessene som regel mer komplekse. Det kan til og med være unødvendige prosesser. Å velge implementeringspartner med de komplekse kravene kan føre til at du får for store tilbud, eller at prosjektomfanget blir for stort. Løsning: Det ville være bra å ha partnere som forstår prosessene og som også kan implementere dem i det virkelige liv. På denne måten forblir prosessene så enkle som mulig.

Fallgruve 3: Velge en uerfaren partner.

Å velge riktig partner er enda viktigere enn å velge systemet. Den rette partneren bør ha erfaring fra samme bransje som du jobber i og har også erfaring fra å jobbe i landene du opererer. Partneren bør ha en dyp forståelse av virksomheten og hvordan prosessene håndteres i ulike systemer. Løsning: Gjør referansekontrollene nøye!

Fallgruve 4: Leverandørens prosjektledelsesmetoder stemmer ikke overens med kunden.

Når du velger en partner for et ERP-prosjekt, er det også viktig å finne ut hva slags prosjektledelsesmetoder de bruker og om de samsvarer med organisasjonens måter å jobbe på. Er du fornøyd med måtene de spesifiserer, implementerer og tester? En vellykket ERP-implementering krever smidig og aktivt samarbeid mellom leverandør og kunde. Det er viktig at arbeidsstilene stemmer overens og at kunden virkelig stoler på leverandøren. Løsning: En god måte å finne ut om det er nødvendig kjemi på er å be også leverandørens konsulenter om å bli med på salgsmøtene slik at du kan bli bedre kjent med dem.

Fallgruve 5: Å definere for langt eller ikke ha mål og definisjoner i det hele tatt.

Det er avgjørende at både leverandøren og kunden deler en felles forståelse av målene og definisjonene for den første implementeringen. Du bør imidlertid heller ikke ta definisjonene for langt. Hvis du definerer ting for detaljert, gjør det vanligvis målene og det store bildet av prosjektet uskarp. Løsning: En bedre måte å gjøre det på er å gå gjennom forretningsprosessene og tegne det store bildet av målene og det du leter etter. Da bør implementeringen gjøres på en smidig måte uten å vite de nøyaktige detaljene. Du bør kjenne målene og ha leverandørens løfte om at de vil bli implementert.

Fallgruve 6: Prosjektomfanget er for stort.

En vanlig fallgruve er å prøve å fikse alle tingene på en gang. Det er viktig å bestemme seg for hva som skal fikses i utgangspunktet og hva som kan gjøres senere etter at første trinn er klart og live.

Fallgruve 7: Ikke ressurser nok tid til prosjektet.

ERP-prosjektet tar alltid mye tid også fra kundeorganisasjonens ansatte. Kunden bør sette av tid på å jobbe med systemet allerede fra de første meterne av prosjektet. Dette er avgjørende fordi mange ting virker annerledes i definisjonene på papiret enn hvordan ting fungerer i virkeligheten. Hvis kunden tester systemet først på slutten av prosjektet, oppfyller sluttresultatet sjelden deres ønsker. Løsning: Ved å bidra allerede fra begynnelsen, kan kunden sørge for at sluttresultatet virkelig tjener deres behov.

Fallgruve 8: Holder seg til de gamle prosessene.

Spesielt når de erstatter noe annet ERP, ønsker mange selskaper at det nye systemet skal fungere akkurat som det gamle. Dette fører altfor ofte til dyre tilpasninger fordi bedriften ikke ønsker å akseptere den nye måten å jobbe på. Løsning: Gi en sjanse for de nye måtene å jobbe på.

Fallgruve 9. Mangel på kommunikasjon

Det er veldig viktig å ha en god prosjektleder og prosjektledelse. Dessuten bør rollene og ansvaret mellom partner og leverandør være tydelig for alle. Både leverandørens og kundens prosjektledere bør diskutere aktivt under hele prosjektet og være på samme side hele tiden. Veikkaus’ produktporteføljesjef, Tatu Sipilä, og Greensteps utviklingssjef, Jan Björklund, deler nivåtips for å lede ERP-prosjektet i den tredje episoden av ERP Wizards. Hør episoden:

Fallgruve 10: Ikke ha støtte etter implementeringen.

Kundens virkelige arbeid starter etter at ERP er implementert. De første 4-6 ukene er en krevende tid for kundeorganisasjonen fordi de må lære seg å bruke det nye systemet og venne seg til de nye måtene å jobbe på. En vanlig fallgruve er å ikke ta dette i betraktning. Du bør tenke på forhånd hvem som skal støtte deg etter at systemet er implementert. Hvem kan du ringe til hvis du har problemer med systemet? Løsning: Lag en avtale om kontinuerlige støttetjenester med din leverandør.

Vil du lære mer om temaet?

I den fjerde episoden av ERP Wizards podcast-sesongen vil Greensteps partner og sjef for NetSuite-tjenester, Riku Venno, og Senior Manager Tomi Holmberg kutte inn i emnet mer detaljert. Gå til episoden på Spotify!

Du finner også de forrige episodene på Spotify!